공문서 작성법 (띄어쓰기, 숫자 표기, 규칙 총정리)

 

공문서 작성, 막막하게 느껴지셨나요? 하지만 걱정 마세요!
핵심 규칙만 알면 누구든 깔끔하고 전문적인 공문서를 작성할 수 있습니다.
띄어쓰기, 숫자 표기, 그리고 기타 중요 규칙들을 완벽하게 정복하여 신뢰도 높은 공문서 작성의 달인이 되어보세요! 

1. 띄어쓰기: 완벽 마스터 가이드 

 

가독성과 정확성, 두 마리 토끼를 잡는 띄어쓰기!
핵심 규칙들을 숙지하여 띄어쓰기 함정을 피해 가세요!

단위 명사

'달러', '원', '명', '톤'과 같은 단위 명사는 앞말과 띄어 써야 합니다. 
예를 들어, "289억 달러", "20만 톤", "칠십 명"처럼 말이죠. 아시겠죠?

접두사 '제-'

차례를 나타내는 접두사 '제-'는 뒷말과 붙여 씁니다.
"제1 부문", "제2차 회의"처럼요. 헷갈리지 마세요!

접미사 '-여', '-쯤', '-가량'

이 녀석들은 접미사이기 때문에 앞말에 찰싹 붙어야 합니다.
"60여 명", "내일쯤", "일주일가량"처럼 말입니다.

호칭어, 관직명

성과 이름은 붙여 쓰고, 호칭어나 관직명은 띄어 씁니다. 
"홍길동 씨", "보건복지부 장관"처럼요. 간단하죠?

관형사 '본', '총'

'본'은 관형사이므로 뒷말과 띄어 씁니다. '총'은 관형사일 때는 띄어 쓰고, 접두사일 때는 붙여 씁니다.
"본 건물", "총 500대(관형사)", "총인원(접두사)"과 같이 사용합니다.

문장 부호

쌍점(:)은 앞말에 붙여 쓰고 뒷말과 띄어 씁니다. 물결표(~)는 앞뒤 말에 붙여 씁니다.
"원장: 홍길동", "2024. 1. 1.~2024. 12. 31."처럼 활용하면 됩니다.

2. 우리말다운 표현: 세련됨 UP! 

 

정확하고 명료한 공문서 작성도 중요하지만, 어려운 용어만 가득하다면 읽는 사람이 얼마나 힘들까요?
쉬운 우리말을 사용하여 공문서의 품격을 한층 높여 보세요!

외국 문자 표기

외국 문자를 사용할 때는 괄호 안에 한글을 병기하는 센스!
"MOU(양해각서)", "IT(정보기술)"처럼 표기하면 이해하기 훨씬 수월하겠죠?

쉬운 우리말 사용

외래어나 외국어 대신 쉬운 우리말을 사용하는 것을 잊지 마세요!
"컨설팅 → 자문", "매뉴얼 → 지침"처럼 바꿔 쓰면 누구나 쉽게 이해할 수 있습니다.

줄임말 사용

줄임말을 사용할 때는 먼저 원래 용어를 제시하고 괄호 안에 줄임말을 표기합니다.
"정보통신기술(이하 ICT)"처럼요. 센스 있죠? 

쉬운 한자어 사용

어려운 한자어 대신 쉬운 표현을 사용하면 문서의 가독성이 훨씬 좋아집니다.
"익일 → 다음 날", "금일 → 오늘"처럼 바꿔보세요.

3. 숫자, 날짜, 시간, 금액 표기: 정확성과 신뢰도 UP! 

 

공문서에서 숫자, 날짜, 시간, 금액을 정확하게 표기하는 것은 신뢰도를 높이는 중요한 요소입니다.
다음 규칙들을 꼼꼼히 확인하고 정확하고 일관된 표기를 유지하세요!

숫자와 날짜

숫자는 아라비아 숫자로 표기하고, 날짜는 연, 월, 일 사이에 마침표(.)를 넣어 표기합니다.
"2024. 7. 20."처럼요.

시간

시간은 24시각제를 사용하고, 시와 분 사이에 쌍점(:)을 넣어 표기합니다.
"14:30"과 같이 표기하면 됩니다.

금액

금액은 아라비아 숫자로 표기하고, 괄호 안에 한글로 금액을 적습니다.
"1,000,000원(금일백만원)"처럼 말이죠.

4. 쪽 번호, 항목 표시: 문서 구성의 마침표 

 

쪽 번호와 항목 표시는 문서의 체계성을 높이고 내용을 명확하게 전달하는 데 도움을 줍니다.

쪽 번호

여러 장으로 구성된 문서는 전체 쪽수와 현재 쪽 번호를 붙임표(-)로 연결하여 표기합니다.
"5-3 (전체 5쪽 중 3쪽)"처럼요.

항목 표시

항목을 구분할 때는 아라비아 숫자(1., 2., 3…), 한글(가., 나., 다…), 괄호((1), (2), (3)…) 등을 사용하여 단계별로 표기합니다. "
1. 주요 내용, 가. 세부 사항, (1) 관련 자료"처럼 구분하면 문서의 구조를 한눈에 파악할 수 있습니다.

5. 공문서 작성 팁: 전문가처럼 작성하는 비법! 

• 목적 명확히 하기: 공문서 작성 전, 목적을 명확히 하고 핵심 내용을 간결하게 정리하는 것이 중요합니다.
• 객관적인 근거 제시: 주장을 뒷받침하는 객관적인 자료와 근거를 제시하여 신뢰도를 높이세요. 통계, 연구 결과, 관련 법규 등을 활용할 수 있습니다.
• 수동태 지양, 능동태 사용: 주어가 직접 행위를 하는 능동태를 사용하여 문장을 간결하고 명확하게 만드세요. 예를 들어, "결정되었습니다"보다는 "결정했습니다"를 사용하는 것이 좋습니다.
• 불필요한 문장, 단어 삭제: 간결하고 명확한 표현을 위해 불필요한 문장이나 단어는 과감하게 삭제하세요.
• 상대방 입장 고려: 공문서를 받는 상대방의 입장을 고려하여 공손하고 예의 바른 표현을 사용하세요.
• 최종 검토 필수: 작성 완료 후 오탈자, 문법 오류, 내용의 정확성 등을 꼼꼼히 검토하는 것을 잊지 마세요!

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자, 이제 공문서 작성, 어렵지 않겠죠?
제시된 규칙들을 잘 숙지하고 꾸준히 연습하면 누구든 전문가처럼 공문서를 작성할 수 있습니다!
이 글이 여러분의 업무 효율성 향상에 도움이 되길 바랍니다.